索引号 12330206747380558D/2020-142413
 组配分类 部门文件  发布机构 区公共资源交易中心(政府采购中心)
 成文日期 2020-09-17  公开方式 主动公开
关于印发《北仑区(开发区)公共资源交易中心交易项目电子档案管理的暂行办法》的通知
文件编号 仑公资中〔2020〕6号

 

各部:

《北仑区(开发区)公共资源交易中心交易项目电子档案管理的暂行办法》,经主任办公会议讨论通过,现予以印发,请遵照执行。

宁波市北仑区(开发区)公共资源交易中心

                            2020年9月15日

宁波市北仑区(开发区)公共资源交易中心

交易项目电子档案管理的暂行办法

第一章  总则

第一条  为正确界定宁波市北仑区(开发区)公共资源交易中心交易项目电子化归档类别和归档范围,提升公共资源交易文件资料规范化、电子化管理水平,使其所形成的电子档案既能反映中心主要职能活动情况,维护交易活动的真实面貌,又便于保管和利用,根据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31)、《浙江省政府采购档案管理办法》、《宁波市公共资源交易管理条例》及招标投标有关规范性文件等对业务资料归档范围和档案保管期限要求,结合中心工作实际,制定本办法。

第二条  本办法中的项目交易文件资料是中心各业务部门在组织项目(主要包含建设工程和政府采购)交易活动过程中所形成的具有保存价值的电子文件和需要电子化加工的纸质的历史纪录。

其他通过公开招标、拍卖、挂牌等公平竞争方式进行处置的政府分散采购、国有资产产权交易以及其他公共资源交易活动所形成的文件资料由相关业主单位(采购人、出让人、招标人)或中介代理机构负责收集。

第三条  电子档案应客观、真实、完整地反映公共资源交易活动的全过程,包括但不限于以下内容:项目登记资料、投标保证金资料、专家选聘资料、开标(出让、转让)资料、评标(评审、竞价)资料、预中标及中标(竞买)结果资料、合同资料及其它需要保存的资料。

第四条  项目交易文件资料电子化归档实行目录管理,项目负责人应按该暂行办法规定的《项目交易活动文件资料电子化归档目录》归集项目交易文件资料(详见附件)。

第二章  文件资料电子化归集的原则及步骤

第五条  项目责任制。各项目负责人是交易项目文件资料电子化归集的主体,对应归集的交易活动文件资料的真实性、完整性、合法性、有效性负责,对于缺失的或不需要归档的文件资料应在《项目交易活动文件资料电子化归档目录》中标注缺失不需要归档的原因。

第六条“一项一档”制。项目负责人须按照一个项目一个档案的原则,以“件”为单位并按项目交易活动先后顺序进行收集整理。

第七条 及时归档制。项目负责人应在项目资料收集完整后(合同提交后或未签订合同的应在投标有效期结束后)15个工作日内完成项目交易文件资料的收集整理及电子化加工,项目交易文件电子化收集整理完成后应制作“卷皮”,并标注好项目编号、名称、开标日期等内容,使其完整成卷并及时上传或下载至指定的介质上。

第八条 不可更改制。已归档的电子文件资料不得加密,电子招标投标交易平台系统自动产生的电子文件资料及其他需要电子化加工的文件资料均须转换成PDF格式。

第九条 可读取制。项目交易文件资料电子化归档成卷后,项目负责人要认真检查核对电子文件资料的完整性、可读取性,对内容不完整、无法读取的电子文件资料须重新进行整理加工。

第十条 定期移交制。项目负责人所收集整理的项目电子档案必须经业务部门审核通过,于次年4月底前移交中心综合部。

第十一条 多介质存储制。中心综合部负责组织力量对已移交的电子档案进行杀毒、整理、刻录复制到不同存储设备(光盘、硬盘或数据库),实现同一项目的电子档案至少存储在两种以上设备中。

第三章  电子文件资料的保管与利用

第十二条 建设工程和政府采购项目招投标电子文件资料保存期限与纸质相同原则上为15年,有特殊需要的可延长保存时间。

第十三条 中心综合档案室设置专门的电子档案防磁库(柜),防磁柜应符合规范,远离强磁场,隔离有害气体,直立存放,具有防尘、防变形的特性。

第十四条 中心综合部对接收的电子档案硬件设备进行编号、标注保管年限后存放进防磁柜中。

第十五条  归档文件以文件档号命名,即全宗号-类别号-年度-案卷号,档号结构为0111-Gz-2019-0002,其0111为全宗号,Gz为类别号(G表示工程建设项目,z表示招投标),2019表示2019年形成的档案,0002表示第2个项目。档号结构为0111-Zc-2020-0003, 其0111为全宗号,Zc为类别号(Z表示政府采购项目,c表示采购交易),2020表示2020年形成的档案,0003表示第3个项目。

第十六条 中心综合部应对电子档案数据库进行定期检查登记,每年进行一次抽样机读检验登记,抽样率不得低于20%,发现问题应及时采取恢复措施。

第十七条 电子档案应三年转存一次,以保证电子档案数据的完整性、安全性。

第十八条 对达到或超过保管期限的档案,中心综部室应登记造册,并中心分管领导审核批准后,依据有关规定进行销毁。

第十九条 中心综合部应做好电子档案的管理工作,未经批准不得查阅项目档案资料。各有关部门因工作需要查阅、借调档案的,须持本单位证明材料及本人身份证,经中心领导批准后方可查阅。阅读档案应在指定位置和管理人员在场的情况下进行,电子档案原则上不得外借。

第四章  附则

第二十条 各项目负责人未按规定时间收集归档造成项目资料缺失的将在中心工作会议上予以批评,并作为年终考核的重要依据之一。

第二十一条 未按本规定要求做好电子档案管理及借阅造成不良影响的,将按相关规定处理。

第二十二条  本办法由宁波市北仑区(开发区)公共资源交易中心负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起试行。

附件:1.项目交易活动文件资料电子化归档目录清单(建设工程)

           2.项目交易活动文件资料电子化归档目录清单(政府采购)

 

附件1:

项目交易活动文件资料电子化归档目录清单

(建设工程)

序号

归档资料名称

归档格式

采集方式(系统下载或扫描加工)

纸质是否留存

1

工程建设项目招标申请表

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2

工程建设项目批准机关文件

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3

招标代理合同

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4

开标会签到表(投标人)

线上开标

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线下开标

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5

开评标会签到(工作人员)

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6

评标专家抽取情况记录表(含签到情况)

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7

受标情况记录表

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8

开标情况记录表

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9

投标保证金提交记录表

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10

查询被限制投标情况记录表

PDF

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11

查询投标人及项目主要管理人员审核表

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12

资格条件初步评审表

PDF

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13

技术标暗标编号表

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14

技术标初步评审表

PDF

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15

技术标详细评审资料

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16

技术标评分汇总表

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17

资信标初步评审表

PDF

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18

资信标得分表

PDF

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19

资信标汇总表

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20

商务标初步评审表

PDF

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21

有关系数抽取记录表

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22

商务标详细评审表

PDF

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23

商务标汇总表

PDF

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24

投标人得分汇总表

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25

中标人随机抽取确定表

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26

投标人有关信息确认表

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27

评标活动考评记录表

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28

评标报告

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29

询标函及澄清书

线上提交

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线下提交

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30

中标公示

PDF

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31

中标通知书

PDF

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32

工程建设项目合同

PDF

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33

招标失败说明书

PDF

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34

其它资料

线上提交

PDF

系统下载

线下提交

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35

招标文件

PDF

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36

投标文件

PDF

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说明:各项目根据实际情况收集资料

 附件2: 

项目交易活动文件资料电子化归档目录清单

(政府采购)

序号

归档资料名称

归档格式

采集方式(系统下载或扫描加工)

纸质是否留存

1

公开招标




1.1

政府采购委托协议书

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1.2

招标文件会签单

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1.3

招标公告(含网站截图)

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1.4

招标文件获取名单

PDF

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1.5

开标会议签到表

PDF

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1.6

投标文件签收登记表

PDF

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1.7

开标记录表

PDF

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1.8

评委签到表

PDF

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1.9

评审工作纪律

PDF

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1.10

资格审查表

PDF

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1.11

符合性审查表

PDF

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1.12

评委评分表

PDF

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1.13

评分汇总表

PDF

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1.14

评审报告

PDF

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1.15

采购结果公告(含网站截图)

PDF

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1.16

中标通知书

PDF

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1.17

采购合同

PDF

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1.18

采购文件备案登记表

PDF

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1.19

采购活动记录

PDF

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1.20

其他资料

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1.21

招标文件

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1.22

投标响应文件

PDF

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/

2

邀请招标




2.1

政府采购委托协议书

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2.2

招标文件会签单

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2.3

投标邀请函

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2.4

投标确认回执

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2.5

开标会议签到表

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2.6

投标文件签收登记表

PDF

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2.7

开标记录表

PDF

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2.8

评委签到表

PDF

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2.9

评审工作纪律

PDF

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2.10

资格审查表

PDF

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2.11

符合性审查表

PDF

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2.12

评委评分表

PDF

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2.13

评分汇总表

PDF

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2.14

评审报告

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2.15

采购结果公告(含网站截图)

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2.16

中标通知书

PDF

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2.17

采购合同

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2.18

采购文件备案登记表

PDF

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2.19

采购活动记录

PDF

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2.20

其他资料

PDF

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2.21

招标文件

PDF

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2.22

投标响应文件

PDF

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/

3

竞争性谈判




3.1

政府采购委托协议书

PDF

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3.2

采购文件会签单

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3.3

采购公告(含网站截图)

PDF

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3.4

采购文件获取名单

PDF

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3.5

开标会议签到表

PDF

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3.6

谈判响应文件签收登记表

PDF

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3.7

谈判响应记录表

PDF

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3.8

谈判小组签到表

PDF

扫描加工

3.9

评审工作纪律

PDF

扫描加工

3.10

资格审查表

PDF

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3.11

符合性审查表

PDF

扫描加工

3.12

对谈判响应书的澄清

PDF

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3.13

供应商最终报价表

PDF

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3.14

评审报告

PDF

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3.15

采购结果公告(含网站截图)

PDF

扫描加工

3.16

成交通知书

PDF

扫描加工

3.17

采购合同

PDF

扫描加工

3.18

采购文件备案登记表

PDF

扫描加工

3.19

采购活动记录

PDF

扫描加工

3.20

其他资料

PDF

扫描加工

3.21

竞争性谈判采购文件

PDF

扫描加工

3.22

谈判响应文件

PDF

系统下载

/

4

竞争性磋商




4.1

政府采购委托协议书

PDF

系统下载

4.2

采购文件会签单

PDF

扫描加工

4.3

采购公告(含网站截图)

PDF

扫描加工

4.4

采购文件获取名单

PDF

扫描加工

4.5

开标会议签到表

PDF

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4.6

磋商响应文件签收登记表

PDF

扫描加工

4.7

磋商响应记录表

PDF

扫描加工

4.8

磋商小组签到表

PDF

扫描加工

4.9

评审工作纪律

PDF

扫描加工

 

 

 

 

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